Remettre les collaborateurs au coeur de la gestion de vos projets
25 septembre 2020
[INFOGRAPHIE] 5 ÉTAPES POUR CONSTRUIRE UNE CARTOGRAPHIE DE COMPÉTENCES QUI VOUS RESSEMBLE
29 septembre 2020
Le collaborateur, acteur de son staffing
S’il y a bien un type d’entreprises qui souffre de façon particulièrement sévère de la difficulté à retenir ses talents, il s’agit des entreprises de services. Même si la demande de services est toujours en croissance, ce sont les talents (et leurs compétences) qui dirigent le marché. Et aujourd’hui, le turnover dans ces entreprises avoisine les 20% (selon une étude HEC). La crise de la CoVid-19 a quelque peu modifié ce rapport de force en faisant émerger l’incertitude. Naturellement, les collaborateurs sont plus frileux à l’idée de changer d’entreprise et le nombre de départs baisse. Toutefois, la tendance ne semble pas s’inverser et la rétention des talents reste un enjeu primordial pour la croissance des entreprises de services.
Parallèlement, ces mêmes entreprises font constamment face à un autre défi de taille, étroitement lié au premier : la gestion du staffing de ses projets. Des staffing insatisfaisants répétés sont une des causes de départ principales d’un collaborateur au sein d’une entreprise de services. D’après des études menées en France auprès de cabinets de conseil en management et ESN, 44% des consultants français déclarent être insatisfaits de leur staffing.
Etant donné que la gestion du staffing et la rétention des talents forment les enjeux prioritaires des entreprises de services, il est impératif de remettre le collaborateur au coeur du processus de staffing.
En effet, pourquoi le staffing donne-t-il la sensation d’être subi par les collaborateurs ? Quels sont les avantages à rendre le collaborateur acteur de son propre staffing ? Et de façon plus pragmatique, comment donner intelligemment la main aux collaborateurs pour pouvoir les affecter sur des missions qui répondent réellement à leurs aspirations et souhaits de développement ?
Parallèlement, ces mêmes entreprises font constamment face à un autre défi de taille, étroitement lié au premier : la gestion du staffing de ses projets. Des staffing insatisfaisants répétés sont une des causes de départ principales d’un collaborateur au sein d’une entreprise de services. D’après des études menées en France auprès de cabinets de conseil en management et ESN, 44% des consultants français déclarent être insatisfaits de leur staffing.
Etant donné que la gestion du staffing et la rétention des talents forment les enjeux prioritaires des entreprises de services, il est impératif de remettre le collaborateur au coeur du processus de staffing.
En effet, pourquoi le staffing donne-t-il la sensation d’être subi par les collaborateurs ? Quels sont les avantages à rendre le collaborateur acteur de son propre staffing ? Et de façon plus pragmatique, comment donner intelligemment la main aux collaborateurs pour pouvoir les affecter sur des missions qui répondent réellement à leurs aspirations et souhaits de développement ?
Les bénéfices d’une plus grande implication
des collaborateurs dans leur staffing
Démarrons avec un tour d’horizon des avantages directs et indirects d’une plus grande implication des collaborateurs dans leur staffing.
Améliorer l’engagement au travail des collaborateurs et augmenter leur motivation sur les projets
Un collaborateur qui participe à son staffing en indiquant son intérêt pour certaines missions ou en renseignant des informations clés à destination de son responsable staffing (ses aspirations en termes de développement de compétences par exemple) ne subit plus ses affectations et s’engage pleinement dans sa mission.
Améliorer la rétention des collaborateurs et réduire le turnover de l’entreprise
Un collaborateur engagé et motivé est un collaborateur qui reste ! Une ESN française de plusieurs centaines de collaborateurs qui a mis en place un process de staffing transparent et collaboratif est ainsi parvenue à réduire de 13% ses départs. Quand on sait que le coût de recrutement d’un profil dans les entreprises de services est d’environ 15k€ (directs & indirects), le retour sur investissement est immédiat.
Mettre en adéquation le plan de carrière et les souhaits de formation de chaque collaborateur avec les besoins de l’entreprise
Permettre aux collaborateurs de définir leurs envies facilite la constitution de plans de formation cohérents avec leurs aspirations. Cette montée en compétences est bénéfique à 2 niveaux : pour le collaborateur qui peut ainsi progresser sur des sujets qui l’intéressent, mais aussi pour les entreprises de services qui s’assurent ainsi qu’elles pourront répondre aux besoins de leurs prospects.
Maintenir les informations de staffing à jour
En permettant aux collaborateurs d’indiquer les projets qui les intéressent, ceux-ci seront enclins à mettre à jour leur profil de compétences et d’aspirations. La cartographie de compétences reste donc à jour, ce qui permet de réduire le temps de staffing des responsables staffing puisqu’ils peuvent immédiatement identifier les collaborateurs les plus pertinents pour les projets. C’est mécanique et c’est win-win.
Maintenant que vous êtes tout aussi convaincus que nous des bienfaits d’une plus ample implication des collaborateurs dans leur staffing, rentrons dans le vif du sujet.
Comment faire, concrètement, pour rendre les collaborateurs
Comment faire, concrètement, pour rendre les collaborateurs
acteurs de leur staffing ?
Étape 1 : Gagner en transparence
Dans la plupart des entreprises de services, le fonctionnement du staffing demeure très opaque, avec peu d’outils partagés et collaboratifs dédiés. Il est très difficile pour un collaborateur de connaître les missions sur le point de démarrer. En effet, pour connaître les projets à staffer à venir, un collaborateur doit régulièrement poser la question à son manager ou son responsable staffing. Ce qui, en plus de rendre le partage d’informations compliqué, peut également être mal perçu en interne. Pour les collaborateurs qui sont physiquement chez le client ou en télétravail, ces discussions à la machine à café deviennent impossibles. La perte d’informations devient vraiment problématique.
Il s’agit donc, d’abord, de mettre en place une plateforme partagée, accessible à tous, de gestion du staffing permettant d’offrir une plus grande transparence aux collaborateurs sur les projets à venir.
En ayant une vue sur les besoins de staffing en cours, la frustration liée à un process de staffing “black box” est dissipée. Au delà des projets clients, cela permet également aux collaborateurs d’être informés en temps réels sur les appels d’offres en cours ou encore les formations internes disponibles dans l’entreprise. D’ailleurs, le sentiment d’appartenance à une entreprise est renforcé lorsque l’on a le sentiment de connaître ce qui s’y déroule, ce n’est pas à négliger.
Étape 2 : Faire la part belle aux aspirations des collaborateurs
Et si décider du staffing d’un collaborateur sur un projet ne dépendait plus seulement de sa disponibilité et de son spectre de compétences ? Ne pourrait-on pas inclure efficacement les aspirations des collaborateurs dans les choix de staffing ?
C’est l’idée que nous défendons et promouvons chez PickYourSkills. Nous donnons, entre autres, la possibilité aux collaborateurs de renseigner certaines compétences comme étant des “aspirations”, des compétences sur lesquelles ils souhaitent progresser et être mobilisés lors de leurs missions.
Détenir la précieuse information des compétences clés et des aspirations de chaque collaborateur génère des effets positifs non négligeables :
1. Impliquer les collaborateurs sur les projets qui les intéressent le plus
2. Proposer un plan de formation cohérent et individualisé pour chaque collaborateur.
Nous sommes d’ailleurs intimement convaincus que les montées en compétences des collaborateurs se font essentiellement sur le terrain, au travers des missions qu’ils réalisent. Il est dès lors nécessaire d’impliquer les collaborateurs sur des projets cohérents avec leurs souhaits de développement.
Cet exercice sur les aspirations peut également fonctionner à l’inverse en évitant de mobiliser un collaborateur sur une mission qui ne l’intéresse pas. Pour cela il convient de capter quelles sont les compétences / sujets sur lesquels il ne souhaiterait plus travailler à l’avenir.
Étape 3 : Permettre aux collaborateurs d’indiquer leur intérêt pour un projet
Chez PickYourSkills, nous donnons également la possibilité aux collaborateurs d’exprimer leur intérêt pour un besoin de staffing à venir.
Pour cela, rien de plus simple : l’accès collaborateur permet d’avoir une vue globale sur l’ensemble des projets susceptibles de démarrer, il peut simplement visualiser ceux qui correspondent à son profil, ses souhaits, ses disponibilités. Il peut ensuite consulter les missions - leurs descriptions, durées, dates, critères - et indiquer celles sur lesquelles il souhaiterait être positionné. Ce mécanisme peut évidemment fonctionner pour des projets internes (appels d’offres, réalisation de propositions commerciales) ou des formations.
Ainsi, le manager ou le responsable staffing obtient une information cruciale sur les préférences de ses collaborateurs et peut alors envisager, pour une mission donnée, un collaborateur qu’il n’avait pas forcément en tête.
Chez nos clients, nous observons que ces souhaits d’affectation sont faits en bonne intelligence. Le collaborateur va indiquer des missions qui répondent à ses disponibilités, ses compétences et ses aspirations. Puisqu’in fine le manager / le responsable staffing arbitrera les choix staffing sur la base des informations renseignées par chaque collaborateur, cela les invite à maintenir leur profil de compétences à jour.
Chez PickYourSkills, nous avons d’ailleurs noté que 20% des souhaits de staffing avaient été concrétisés, soit par un pré-staffing soit par une affection ferme, sur un échantillon de 1 500 consultants, en l’espace de 6 mois au sein d’un cabinet de conseil en management international.
Un franc succès !
Étape 4 : Favoriser la mobilité entre les départements et la mutualisation des ressources
Dans la plupart des entreprises de services, les départements et équipes sont en règle générale toujours très silotés.
L’absence de mutualisation, en plus d’enfermer les collaborateurs dans un schéma de staffing prédéfini et immobile, a également un autre effet collatéral : un collaborateur qui travaille toujours au sein du même département a moins de chances de développer des compétences annexes à celles requises sur la majorité des projets de son département. Ceci est d’autant plus vrai lorsque les départements / BUs sont définis autour d’offres de conseil spécifiques (Data, Transformation Digitale, RH …). Souvent, lorsqu’un collaborateur souhaite travailler pour un autre département, le seul espace pour l’exprimer est l’entretien d’évaluation annuel, où il peut le préciser à des représentants des Ressources Humaines ou à sa hiérarchie.
En même temps, pour être toujours plus réactif dans ses staffing au niveau de l’organisation, il est nécessaire pour une entreprise de services de pouvoir mobiliser le plus large réseau d’expertises possible et cela en favorisant le cross-staffing (ie. le fait qu’un collaborateur du département A soit mobilisé sur une mission du département B).
Avec une solution comme PickYourSkills, l’équipe en charge du staffing peut renseigner l’ensemble des projets à staffer à venir, sans distinction de département, et un collaborateur peut donc indiquer son intérêt pour la mission d’un autre département. Bien sûr, il convient de fixer quelques règles pour que ce schéma soit bénéfique pour l’organisation dans son ensemble : par exemple il est possible de mettre en place des systèmes de validation automatisés entre départements. Exemple : en tant que consultant du département A, si j’indique mon intérêt pour une mission du département B, le responsable staffing du département A devra pouvoir valider que le consultant puisse être staffé par le responsable staffing du département B. La mobilité sans la désorganisation, qui permet également d’éviter un effet de surcharge ou de sous-charge au sein d’un département.
Les bonnes pratiques observées chez les
clients de PickYourSkills et leurs résultats
Des exemples inspirants observés chez les clients de PickYourSkills :
1. Activer la fonctionnalité qui permet aux collaborateurs de renseigner leurs aspirations clés a permis à des entreprises de services de disposer d’informations précieuses concernant leurs collaborateurs. En moyenne, sur PickYourSkills, un collaborateur va indiquer 7 à 10 compétences comme étant des aspirations qu’il veut développer ou utiliser au cours d’une prochaine mission. Informations extrêmement précieuses comme nous l’avons vu précédemment.
2. Au sein du département d’une grande entreprise, les managers opérationnels renseignent, tous les 6 mois, les projets à mener sur la période et permettent aux collaborateurs encadrés d’indiquer les projets qui les intéressent le plus. De nouvelles règles de jeu très appréciées par leurs collaborateurs !
3. 20% des collaborateurs ayant indiqué leur intérêt pour au moins un projet se sont retrouvés en suggestion de staffing ou staffés sur au moins un des projets souhaités.
4. Dans un grand cabinet de conseil de plus de 1000 consultants, plus de 220 staffing de consultants en dehors de leur département d’origine ont eu lieu sur les 12 derniers mois, soit 11% des staffing au total. Le cross-staffing était jusqu’alors impossible.
1. Activer la fonctionnalité qui permet aux collaborateurs de renseigner leurs aspirations clés a permis à des entreprises de services de disposer d’informations précieuses concernant leurs collaborateurs. En moyenne, sur PickYourSkills, un collaborateur va indiquer 7 à 10 compétences comme étant des aspirations qu’il veut développer ou utiliser au cours d’une prochaine mission. Informations extrêmement précieuses comme nous l’avons vu précédemment.
2. Au sein du département d’une grande entreprise, les managers opérationnels renseignent, tous les 6 mois, les projets à mener sur la période et permettent aux collaborateurs encadrés d’indiquer les projets qui les intéressent le plus. De nouvelles règles de jeu très appréciées par leurs collaborateurs !
3. 20% des collaborateurs ayant indiqué leur intérêt pour au moins un projet se sont retrouvés en suggestion de staffing ou staffés sur au moins un des projets souhaités.
4. Dans un grand cabinet de conseil de plus de 1000 consultants, plus de 220 staffing de consultants en dehors de leur département d’origine ont eu lieu sur les 12 derniers mois, soit 11% des staffing au total. Le cross-staffing était jusqu’alors impossible.
Conclusion
Si le staffing des projets est un enjeu absolument crucial des entreprises de services aujourd’hui, les responsables staffing et responsables RH ont tout intérêt à inclure les collaborateurs dans le process de staffing. Cela permet de proposer une expérience collaborateur adaptée aux attentes toujours plus élevées de ces derniers et de s’assurer que les projets soient des réussites via des équipes totalement engagées.
